1. Waarom verzamelen wij gegevens?
Wij verzamelen gegevens teneinde de leden van onze vereniging te kunnen informeren en anderzins te bedienen en deze leden onderling met elkaar te kunnen laten communiceren.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende gegevens van de leden van de vereniging en hun partners
1. Foto’s
2. Namen
3. Titel
4. Beroep
5. Functie
6. Post- en e-mailadressen (privé en zakelijk)
7. Privé en zakelijke URL
8. Adressen van socialen netwerken
9. Telefoonnummers (privé en zakelijk)
10. Geboortedatum
11. Begin- en einddatum lidmaatschap
12. Talenkennis
13. Hobbies
3. Op welke wijze bewerken we de gegevens?
1. Basisgegevens
2. Beheer ledenbestand
3. E mail-nieuwsbrief
4. Versturen per post van tijdschriften
5. Informatie versturen aan leden over activiteiten
6. Versturen van uitnodigingen voor activiteiten
7. Netwerken met andere leden van de vereniging (mogelijk met dezelfde belangstelling en interesses)
8. Versturen van verzoeken en oproepen om donaties
9. Werving en advertenties
10. Innen van contributiegelden
11. Boekhouding (wettelijke verplichtingen en voorschriften terzake, bv m.b.t. bewaartermijnen)
12. Opstellen van statistieken over desamenstelling van de vereniging (leeftijd, bereoepsactiviteiten, opleiding etc)
13. Bijeenkomsten van delegates
14. Versturen berichten (in woord, geschrift, beeld, geluid en video)
15. Kroniek van de Clubs
16. Netwerken in sociale netwerken als Facebook, Twitter, Instagram etc
4. Wie beheert de gegevens?
De gegevens worden ook in de database van de International Ambassador Club (IAC) opgeslagen en beheerd. Voor invoer gegevens en onderhoud daarvan wordt zorggedragen door de secretaris van de regionale vereniging (RAC).
5. Wie is verantwoordelijk voor de instemmingsverklaring met betrekking tot gebruik van de gegevens?
• mondeling: een lid van de Club verstrekt de gegevens aan de secretaris en maakt vervolgens geen schriftelijk bezwaar tegen gebruik daavan
• schriftelijke toestemming voor gebruik van bepaalde gegevens: bijlage 1
• schriftelijke toestemming voor algemeen gebruik van gegevens: bijlage 2
• schriftelijke toestemming voor sprekers: bijlage 3
• informatie over regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming tijdens IAC bijeenkomsten: bijlage 4 [/vc column_text]
6. Wat te doen in geval van verlies van gegevens?
• Verlies van gegevens in de IAC-database: de IAC-webmaster stuurt bericht naar de geëigende autoriteit bescherming persoonsgegevens.
• Verlies van gegevens door een lid van de vereniging (bijvoorbeeld verlies van een gegevensdrager): het lid informeert de verantwoordelijke autoriteit bescherming persoonsgegevens binnen de daartoe gestelde wettelijke termijn.
7. Welke rechten hebben de leden van de vereniging?
1. recht van inzage van de verzamelde en aangehouden gegevens
2. recht op informatie over de verwerkingsactiviteiten
3. recht op beperking van de gegevens
4. recht op doorhaling van gegevens N.B: Alle vragen om inlichtingen en andere verzoeken dienen gericht te worden aan de secretaris van de regionale club (RAC). Nationale Ambassador Clubs (NAC’s) en/of de IAC hebben hiermee geen bemoeienis.
8. Wanneer worden de gegevens vernietigd?
Niet langer benodigde gegevens worden vernietigd , wanneer een lid van de club zijn lidmaatschap beëeindigt of komt te overlijden. Na het overlijden van een lid van de club of een beëindiging van diens lidmaatschap worden enkel geaggregeeerde gegevens voor statistische doeleinden vastgelegd.
9. Welke gegevens van de leden worden vernietigd?
Gedurende het lidmaatschap kunnen enkel de gegevens die niet hieronder sub 1 – 5 worden genoemd op verzoek van het lid worden verwijderd omdat de daar bedoelde gegevens benodigd zijn voor het versturen van informatie, onderlinge communicaite en statistische doeleinden:
1. Foto’s van clubleden
2. Naam van clubleden
3. Post- en email-adres van clubleden
4. Geboortetsdatum van clubleden
5. Begin- en einddatum lidmaatschap van clubleden
10. Welke gegevens van de clubleden kunnen beperkt worden?
Alle gegevens die niet onder punt 9) – sub 1-5 qorden genoemd kunnen beperkt worden, zoals bijvoorbeeld beroep, werkgever, talenkennis, etc.
11. Wie is terzake bevoegd en verantwoordelijk?
Mario Delvecchio
General Secretary International Ambassador Club
secretary-iac@ambassadorclub.org
www.ambassadorclub.org